1.會前準備
會前準備是工作中的重要環(huán)節(jié),旨在使會議服務(wù)人員做好充分的思想準備和物質(zhì)準備。
(1)了解會議的基本情況。服務(wù)員接到召集會議的通知后,首先要了解以下信息:參加會議的人數(shù);會議類型;姓名;組織者;會議日程;會議的來賓和主持人狀態(tài);符合標準;會議的特殊要求和與會人員的風(fēng)俗習(xí)慣。
(2)調(diào)配人員,負責(zé)分工。會前,主管或經(jīng)理應(yīng)介紹會議的基本情況,說明服務(wù)中的要求和注意事項,明確分工。
2.會議服務(wù)程序
會議開始前30分鐘,服務(wù)員各就各位。如果參會人員是入住酒店的客人,在會議室門口設(shè)置迎賓臺即可;如果參與者不住在這里,他們也應(yīng)該在我們的大廳入口處設(shè)立一個迎賓員。
(1)當客人到達時,服務(wù)員應(yīng)以高昂的精神、熱情和禮貌迎接客人,請客人簽到,分發(fā)資料并把他們領(lǐng)到座位上。然后送毛巾和茶水。
(2)會議中途應(yīng)換水。服務(wù)動作要輕、穩(wěn),按規(guī)范進行。
(3)會議過程中,服務(wù)員要集中精力,觀察參會人員是否有服務(wù)要求。
(4)如果會上有講臺,要有專人負責(zé)講臺的服務(wù)工作。說話人在說話的時候,服務(wù)員要隨時添茶加水。
(5)會議結(jié)束時,服務(wù)員應(yīng)提醒客人及時自帶物品。
3.用餐時員工服務(wù)禮儀
客人用餐時先招呼客人,請客人點菜。點餐時,客人主動介紹酒店的特色食品和飲料。
4.會議閉幕
(1)所有客人離開會場后,服務(wù)員應(yīng)檢查客人是否有物品。如果發(fā)現(xiàn),要及時聯(lián)系會務(wù)組,盡快交給失主。
(2)清理場地不留死角,特別注意煙頭等。以免留下安全隱患。
(3)打掃衛(wèi)生,擺放好桌椅,關(guān)閉電源,關(guān)好門窗,再次巡邏鎖好門離開。
5.服務(wù)中的注意事項
(1)如果客人說會議期間沒有服務(wù),服務(wù)員和會務(wù)組要在外面值班,不能擅離職守。
(2)開會時,如果有人打電話,不要大聲喊客人的名字,影響會議。你要聯(lián)系會務(wù)人員,委婉地找到客人,說明事情。